SIKLUS HIDUP KNOWLEDGE MANAGEMENT

 SIKLUS HIDUP KNOWLEDGE MANAGEMENT

Materi 2. Justifikasi Sistem Hal. 09

1. Apakah knowledge yang ada akan menghilang setelah tidak digunakan, dipindahkan atau dikeluarkan?

Jawab: Knowledge yang ada dalam perusahaan tidak hilang. Pengetahuan pada dasarnya tidak terletak di dalam database dari perusahaan. Menurut Groff & Jones (2003), pengetahuan pada kenyataannya terletak pada pikiran aset manusia yang terdapat dalam perusahaan.

2. Apakah usulan sistem KM yang diperlukan disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda?

Jawab: Sesuai kebutuhan, karena menurut ketentuanya sebagai berikut:

− Menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya;

− Menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

3. Apakah para pakar yang diperlukan ada dan bersedia mendukung pembangunan sistem KM yang diusulkan?

Jawab: Ya, karena pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan atau knowledge management (KM).

4. Apakah permasalahan yang diperlukan sudah tersedia pengalaman dan teori tentang penyelesaian masalahnya?

Jawab:

Ya, karena sebuah teori juga sangat di butuhkan untuk menghasilkan sebuah opsi dalam penyelesaian masalah, yang tentu kembali harus di dukung pada pengalaman untuk meng efektifkan dalam penyelesaian masalah, sebab pengalaman adalah pembelajaran yang baik dan ilmu baru oleh sebuah pristiwa yang pernah terjadi.

5. Selama proses pengumpulan knowledge berlangsung, dapatkah para pakar mengartikulasikan bagaimana cara menyelesaikan masalahnya ?

Jawab:

Ya, para pakar bisa mengartikulasikan bagaimana cara menyelesaikan masalahnya. Karena para pakar pasti sudah berpengalaman untuk menyelesaikan masalah.

6. Seberapa perlukah sebuah knowledge sehingga diambil ?

Jawab:

Sangat diperlukan, karena knowledge dapat mempercepat akses informasi dan pengetahuan, meningkatkan proses pengambilan keputusan, menciptakan inovasi dan perubahan, dan meningkatkan efisiensi proses bisnis organisasi atau perusahaan

7. Adakah sesuatu hal yang tidak algoritmik di dunia nyata ?

Jawab:

Tidak ada, karena semua yang ada di dunia nyata perlu prosedur Langkah demi Langkah atau perhitungan.

Materi 4. Kelayakan Hal. 12

8. Apakah memungkinkan untuk menyelesaikan proyek dalam waktu seperti yang dijadwalkan?

Jawab:

Ya, namun jika merasa kesulitan menentukan prioritas dan mengelola proyek agar selesai dengan baik sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

9. Apakah proyek menghasilkan sesuatu ?

Jawab:

Tentu, karena sebuah proyek akan menghasilkan sistem yang diinginkan oleh para user atau klien yang bisa digunakan dalam jangka waktu yang lama.

10. Apakah proyek yang dibangun sudah tepat?

Jawab:

Ya, karena proyek sudah direncanakan dan dijadwalkan serta sudah mengantisipasi semua persyaratan proyek dan memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi semua kebutuhan (Tuman, 1986).

11. Seberapa sering sistem kelak digunakan & bagaimana dengan biayanya?

Jawab:

Sistem akan terus berjalan dari awal pengerjaan proyek hingga berakhirnya proyek. Masalah biaya atau finansial pastinya sudah diperhitungkan sejak perencanaan.

Materi 5. Dukungan pemakai Hal. 14

12. Apakah pemakai yang mengusulkan mengetahui bahwa sistem KM sedang dibangun ?

Jawab :

Pemakai dari Sistem KM berhak mengusulakan bahwa system KM sedang dibangun. Karna dengan mengusulakan knowledge akan meningkatkan kualitas system informasi yang berjalan.

13. Bagaimana persepsinya tentang KM yang sedang dikembangkan ?

Jawab :

Knowledge management yang dikembangkan akan meningkatkan asset pengetahuan, menningkatkan produktifitas pegawai, mempermudah pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang lebih efektif dan efisien.

14. Seberapa banyak keterlibatan pemakai diharapkan untuk ikut terlibat selama proses pengembangan berlangsung ?

Jawab: Setia pada perkembangan dalam proses pengembangan sebuah sistem, karena masukan-masukan dari user atau pemakai akan sangat penting bagi pengembangan sebuah sistem khususnya setiap prosesnya.

15. Jenis pelatihan apa yang diberikan oleh pemakai jika sistem sudah jadi dan berjalan ?

Jawab :

Jenis pelatihan yang dilakukan diantaranya :

a) Pelatihan penggunaan system yang sudah berjalan kepada pegawai atau user yang akan menggunakan system tersebut.

b) Membuat suatu modul / buku panduan dalam menggunakan sistem.

c) Arahan dari ahli TI atau orang bertanggung jawab dalam system yang berjalan.

16. Jenis dukungan operasional apa yang seharusnya disediakan ?

Jawab :

Jenis dukungan operasional yang disediakan antara lain :

a) biaya operasional, biaya yang dikeluarkan dalam mengembangan knowledge management.

b) Staff operasional, dimana di dalam tim pengembangan KM harus ada yang mengelola dan bertugas dalam mengelola data, informasi atapun knowledge yang ada pada system serta Melakukan proses penambahan, penyimpanan dan pendistribusian knowledge.

c) Sistem Operasi, dimana merupakan perangkat keras yang mendukung dalam pengembangan sknowledge management.

Materi 10. Pemilihan Pakar Hal. 21

17. Bagaimana caranya mengetahui seorang pakar dikatakan sebagai seorang pakar ?

Jawab :

Seseorang dapat dikatakan menjadi pakar di suatu bidang jika setidaknya telah memenuhi kriteria seperti berikut :

a) dapat mengenali dan merumuskan masalah,

b) menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat,

c) menjelaskan solusi,

d) mampu belajar dari pengalaman,

e) merekonstruksi pengetahuan,

f) menentukan relevansi/hubungan,

g) memahami batas kemampuan

18. Akankah pakar tersebut mengerjakan proyek sampai selesai ?

Jawab :

Pakar sangat berperan penting dalam sebuah proyek, karena pakar bisa membuat sebuah keputusan dengan cepat dengan begitu pakar dibutuhkan dalam mengerjakan proyek sampai akhir.

19. Alternatif apa yang disiapkan untuk mengganti pakar yang merasa jenuh atau keluar dari proyek ?

Jawab :

1) Melakukan pembinaan pakar secara professional, artimya melakukan serangkaian usaha bantuan kepada pakar lain yang mewujudkan layanan professional guna meningkatkan proses pengembangan dalam proyek.

2) Melakukan hubungan yang professional yang tidak kaku, yang akrab dan simpan kepercayaan kita kepada pakar tersebut.

3) Mencari pakar lain yang memiliki kemanpuan atau keahlian lain yang mampu dalam menjalankan proyek yang dilakukan.

4) Melakukan perjanjian di awal pada pakar yang akan melakukan pengembangan KM .

20. Bagaimana seorang pengembang knowledge mengetahui bahwa pakar tersebut mengatakan yang benar dan yang tidak ?

Jawab :

Untuk mengatahui nya antara lain:

a) Melihat dari asal atau latar belakang pakar tersebut.

b) Mencocokan dengan berbagai teori lain yang merujuk pada apa yang dikatakan oleh pakar tersebut

c) Membuktikan kebenaran apa yang dikatakan pakar sebelum diimplementasikan atau digunakan dalam pengembangan KM.

Materi 18. Evaluasi sistem Hal. 30

21. Bagaimana sistem baru dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan waktu dalam proses pengambilan keputusan ?

Jawab :

Sistem harus mempunyai informasi yang relevan dan valid. Informasi tersebut harus sesuai atau mengandung fakta agar dalam proses pengambilan keputusan berjalan dengan baik.

22. Apakah sistem baru menyebabkan perubahan organisasi ? Jika ya, seberapa jauh perbaikan yang ditimbulkan ?

Jawab :

Ya, membangun sebuah perubahan yang berkelanjutan, Jika proses perubahan masih memiliki ruang untuk peningkatan yang lebih jauh, pemimpin perusahaan dan tim-tim manajemen perubahan harus tetap mengupayakan hal tersebut dengan sungguh-sungguh. Karena, menyatakan keberhasilan sesuai tujuan secara terburu akan merusak semangat perubahan.

23. Seberapa besar sistem baru merubah biaya operasional usaha ? Seberapa signifikannya ?

Jawab :

Pihak manajemen perusahaan bisa menghitung biaya operasional dengan menggunakan rumus Biaya Operasional = Biaya produksi + Pengeluaran Operasional.bisa diambil dari biaya produksi yang tercantum pada laporan laba rugi perusahaan atau bisa juga disebut dengan biaya penjualan.

24. Dalam cara yang seperti apa sistem baru dapat mengakibatkan efek terhadap hubungan antara pengguna dengan organisasi ?

Jawab :

Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

25. Apakah keuntungan yang didapat dari sistem baru sesuai dengan biaya yang dikeluarkan ?

Jawab :

Keuntungan yang didapat sistem baru antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime.

2. Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi.

3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis.

4. Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam organisasi.

Beberapa pertanyaan yang ditujukan untuk pihak manajemen berkaitan dengan pemeliharaan

26. Siapa yang akan membayar pemeliharaannya? Jawab :

Pihak Manajemen

27. Kemampuan seperti apakah yang diperlukan untuk melakukan pemeliharaan ?

Jawab :

Sesuai dengan job desknya, jangan melakukan pemeliharaan tapi tidak sesuai dengan job desknya karena akan berakibat fatal.

28. Dengan cara seperti apakah untuk melatih pakar pemeliharaan?

Jawab :

Para pakar harusnya sudah mempunyai keahliannya, keahlian tersebut didapatkan dari kursus-kursus, meneruskan Pendidikan ke jejang lebih tinggi lagi, atau pun mempelajarinya sendri. Tapi Pakar harusnya sudah mempunyai sebuah sertifikat, karena hal tersebut dapat menyebut pakar tersebut professional.

29. Tipe dukungan seperti apakah yang diperlukan agar sistem berjalan dengan baik?

Jawab :

Dukungan seperti menyediakan keperluan yang dibutuhkan sistem, menyediakan kebutuhan para teknisi atau staf.

30. Hubungan yang seperti apa yang diperlukan agar pemeliharaan sistem KM dan Staff organisasi IT berjalan dengan baik ?

Jawab :

Seperti menjada komunikasi, koordinasi dalam pemeliharaan sebuah sistem, dan juga menjelaskan kendala-kendala yang sering di temukan Ketika memakai sistem tersebut.